Facture mentions obligatoires

Avant de présenter un exemple de facture, rappelons les informations à apporter sur ce document.

Règles générales sur la facturation

Une facture doit être émise pour toute prestation entre entreprises et, en ce qui concerne les factures à destination des particuliers, dès lors que leur montant TTC dépasse 25€.

Toute prestation doit faire l’objet d’une facture, mais il est admis que des opérations régulières et de même nature soient regroupées sur une facture périodique (facture récapitulative de toutes les prestations réalisées durant un mois donné par exemple).

Il n’y a aucune obligation pour une entreprise d’utiliser un logiciel de facturation, une facture pouvant être émise manuellement.

Mentions obligatoires facture

Une facture doit comporter les mentions obligatoires suivantes. Ces mentions obligatoires sont reprises sur notre exemple de facture (à télécharger sur modèle de facture).

Numéro de facture : par ordre chronologique, par exemple 2012001 (1er facture de 2012), 2012002..., ou 12001, 12002..., ou encore 1203001 (1er facture du mois de mars 2012), 1203002...

Date facture : et la date d’émission de la facture doit être le plus possible rapprochée de la date de la prestation ou de la vente.

Vendeur : l’entreprise qui émet la facture doit mentionner :
– nom ou raison sociale, adresse,
– n° SIREN (le n° SIRET),
– le code APE, qui correspond au code NAF de l’activité principale (information communiquée par l’INSEE après l’immatriculation de la société), est généralement indiqué sur les factures mais non obligatoire,
– n° identification RCS + ville du RCS (par exemple : 539 451 669 RCS Bordeaux, indiqué sur l’extrait KBis de la société),
– numéro identification à TVA (FR + clé informatique à 2 chiffres + n°siren, indiqué sur les extraits KBis de la société).
Pour les entreprises qui relève du régime de la TVA sur les débits, mention obligatoire "TVA sur les débits".
Pour les entreprises relevant du régime de la franchise en base de TVA, mention obligatoire "TVA non applicable, article 293 B du CGI".
Dans le cadre de ventes dans un autre Etat membre de l’Union Européenne que la France, mention obligatoire du numéro de TVA intra-communautaire du vendeur et de l’acheteur, ou bien mention "Exonération de TVA, article 262 TER I du CGI".
– pour les EIRL uniquement, mention du lieu du registre où a été déposé la déclaration d’affectation de l’EIRL, par exemple : "Registre spécial des EIRL de Bordeaux".

Acheteur : le client à qui est destinée la facture doit être identifiée par son nom ou raison sociale et son adresse.

Date vente ou prestation : la date de la vente correspond à la date de la facture, sauf s’il s’agit d’une facture récapitulative (la date d’une facture récapitulative de prestations réalisées durant le mois de juillet 2012 pourra avoir pour date le 31 juillet 2012 alors que les prestations listées auront une date différente (le 1er juillet, le 4juillet... jusqu’au 31 juillet).

Détail unitaire de la vente : une vente doit être décomposée pour tenir compte :
– de la valeur unitaire HT des produits vendus,
– du nombre de produits de chaque référence vendus,
– du taux de remise éventuellement appliqué sur chaque référence de produit.
– le taux de TVA par référence produit.

Par exemple, il est possible d’adopter la présentation suivante :

Modalités de règlement de la facture :
– la date attendue pour le règlement client doit être indiquée sur la facture, par exemple par la mention "à régler avant le 27 octobre 2012", ou "paiement comptant", ou encore "paiement comptant à réception de la facture".
– les conditions d’escompte figurent éventuellement sur une facture, mais l’utilisation de l’escompte (réduction financière de quelques pour cent si règlement rapide d’une facture) n’a de sens que pour les montants importants et dans le cadre d’un contrat qui prévoit des délais de paiement long (60 jours étant le maximum).
– pour les entreprises qui adhèrent à un centre de gestion agréé ou une association de gestion agréée, la mention "paiement par chèque accepté" est nécessaire.